שלמה שדפירא
אליזבט טיראני / 30 דקות על ...שכלול מיומנות התקשורת / ספריית גלובס 1997/ מאנגלית: שרונה גורי, תורגם לעברית 2001
עמוד 52:
דאגתם כבר להבהיר את המסר שתעבירו לקהל. / (למישהו/י)
כבר חשבתם על הארגון
כבר סידרתם את המידע ברצף כדי לאפשר לקהל לעקוב אחר ההיגיון שלכם.
כפי שאתם יודעים, ברגע שזה יוצא מידיכם או מפיכם, עוברת השליטה למישהו אחר.
חיוני שתיקחו לעצמכם זמן ותבדקו, ותחזרו ותבדקושהמסר שלכם מנוסח בדיוק באופן שרציתם לנסח אותו.
להלן התחומים העיקריים שבהם אתם עלולים לשגות:
דקדוק וטיפוגרפיה - חזרו וקראו את החומר יותאר מפעם אחת. השתמשו בבודק הדקדוק והאיות של המחשב, ובדקו אותו גם בעצמכם. כמה פעמים נתקלתם ב- "אם" עשכוונת נכותב היתה "עם" או להפך?לעיתים קרובות אתם מוצאים שנה או תאריך שגויים., דוגמה, רשימת תאריכים בעשור מסוים שמתחילה ב-18במקום ב-19. ייתכן שבקריאה חוזרת תבחנו שכתבתם שם עצם ביחיד ופועל ברבים. כולנו עושים שגיאות מסוג זה. פשוט צריך לזכור לבדוק ולחפש אותן.
כללי הטקס ונימוס - כבר ראיתם שמות ותארים של אנשים שלא אויתו כהלכה או שהשתמשו בהם באופן שגוי ברשימת תפוצה. יתכן אף שראיתם שם שהושמט או שם שהופיע ברשימה בסדר הלא-נכון. לעיתים קרובות אנשים נפגעים לאחר שעבדו קשה להשיג תואר מסויים...עלולה להיווצר דעה קדומה נגד המסר שאתם משדרים...חשוב שתבדקו היטב פרטים על הלקוח...
דיוק והבטחות - דיוק והבטחות חורגים מתחום האיות והדקדוק. דיוק משמעותו שאתם בטוחים שהנתונים שלכם נכונים מבחינה עובדתית.אם יש לכם ממצאים שמאמתים את המלצותיכם, עליהם להיות מדויקים.עליכם לבדוק את החישובים שלכם. האן מה שאתם אומרים נכון או מה שהייתם רוצים שיהיה נכון? הבטחות הן הסכמים שערכתם בכתב או בעל-פה. חיוני שתקיימו כל הבטחה שהבטחתם...
איזון - ...שאלו את עצמכם אם התקשורת שלכם מאוזנת. בהנחה שיש יותר מנקודה אחת שאתם רוצים להתייחס אליה, שימו לב למשקל היחסי שאתם נותנים לכל אחד מן הנושאים שאתם מעבירים.
פורמט וסידור המסמך - איך נראית התמונה? איך נראה מסמך? האם יש כתמי קפה או ת על התזכיר שלכם? האם יש לדפי הנאום שלכם "אוזני חמור".האם דפי הרשימות שלכם ישנים וצהובים כל-כך...עם הופעת המחשבים יש פיתוי להשתעשע בתמונות ובסוגי אותיות, מה שעלול להוביל לאי-סדר.האם הכותרות בפרקים אחידות? האם כל המכתבים היוצאים מכם מודפסים בדרך מסוימת?
ציוד - בדקו וחזרו ובדקו כל ציוד מכני, חשמלי או אלקטרוני. מכשירים כאלה נוטים להיות בעלי דעה משל עצמם...
עליכם לבדוק את הפרטים לא רק בדברים עצמם אלא גם את אלה שנוגעים למשרד עצמו, דהיינו הפרטים שנוגעים לכם.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה
תודה רבה!